会社はコンプライアンス体制を構築し明文化し、全従業員に周知しなければなりません。このことはこのブログの「コンプライアンスのチェック」にも詳細に記載していますが、ボリュームが多すぎて真剣に読破することは抵抗があります。必要な個所を必要な程度にそのときに見ていただければと思います。
今回は、ちゃんとした会社であればコンプライアンス規程やコンプライアンス委員会規程、そのほか通報規程などを明文化して私たちに公開周知していいることが当然ですし、コンプライアンス(法的遵守)に関しての階層別教育計画もスケジュール化していることがこれも必要不可欠であることをまずはお知らせいたします。
もし、そのようなものが存在しないような会社であれば、自分の身は自分で守らなければならないことになりますので「自己防衛力」を知識として持っておく必要がありますので、ここでは会社のコンプライアンス体制の概要(整備)の基本的な考え方を記載します。みなさまの知識のお役に立てれば幸いです。
コンプライアンス体制
会社として社内コンプライアンスに取り組むための体制整備のためにコンプライアンス委員会やコンプライアンス室などを設けなければなりません。
- コンプライアンス規程
- コンプライアンス委員会規程
・委員は取締役、執行役員、理事、部長、顧問弁護士など
・事務局は人事部や総務部部長(課長以上) - コンプライアンス通報規程
- 通報・報告・調査(聴き取り)・最終報告フロー図
・プロセスはすべて守秘義務があります。
・経緯や結果報告は経営者会議(社長・取締役参加) - コンプライアンスに関わる階層別教育プログラム
・個別教育受講台帳(時系列・継続的な)記録 - コンプライアンス関連アンケート(1回/年)
・第三者(社外機関)に依頼がおすすめ
職場リスク評価と教育対策
コンプライアンス規程違反の発生は、当該者からの申出や第三者(目撃者)からの投書や報告により判断します。判断は事務局となります。
事実を判断するには当該者からの聴き取り調査や当該者の同意を得て職場内の関係者に聴き取り調査をします。そのとき最も気を付けなければならないことは違反者に悟られないことです。
そのためには、終業後や社外など様々な方法を考えなければなりませんし、職場内にも調査している雰囲気を悟られないように進めなければなりません。事務局としては最も気を付けなければならないことです。聴き取り終了後にも「他言無用」を指導することも忘れてはいけません。
- 職場リスク評価
ハラスメント違反の事実調査によっては、個々人だけに関わるものと職場全般に悪影響を及ぼしてしまっているものもあります。個々人では、職場メンバーがこれからは気を付ければ良くなることもありますが、リスクが大きい場合は人事異動が伴うことや懲戒処分になる可能性もあります。
そこのリスク評価基準は明確にしておく必要があります。 - 教育対策
違反者に対しては反省を促すのみならず、違反した事例に応じて必要な「教育」を対策として実施することが大切です。
今後、ハラスメントを起こさないためにも本人のことを考えて内部及び外部教育を受講させることが必要です。もちろん、レポート提出と受講による理解を判断するためと忘れないためにも「今後について」の感想文も私は必要と考えてています。
さらには、定期的(3ヶ月)な直属上司による面談も継続的に実施する必要があると感じます。
職場のリスクを評価した上で、場合によっては職場全体教育も実施し、再度発生しないための徹底した「教育」は必要不可欠です。
コンプライアンス担当の配置(目安)
会社の規模や実情に応じて規程やルールを決める必要はないと思います。また、過重に詳細な規程やルールを作成することで機能不全にならないようにはじめは必要最小限から柔軟に応対できる組織や規程、ルールを作成することが大切です。
コンプライアンスに関しては「違反」が起こってから対応することよりも、起こらない社内風土や人間関係を常日頃から構築していく必要があると思います。
「それって、ハラスメントになりますよ!!」とたとえ社長や取締役、監査役、直属上司でも大きな声で職場内でモノ言えることはとても良い職場ではないかと思います。
上下関係なしに「申し訳ありません」と言えるさっぱりとした職場雰囲気を作るのは私たち自身ではないでしょうか。
もし、私にご質問などがありましたらご遠慮なく「お問い合わせ」ください。
記:桃太郎
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